Die gesamte Kommunikation ist ausschließlich über die Vergabeplattform zu führen.
Telefonische Anfragen werden nicht bearbeitet.
Die Angebote sind elektronisch in Textform einzureichen.
Die Angebots- und Vertragssprache ist deutsch.
Die Angebote sind mit dem übersandten Vordruck des Angebots- und Preisblatts einzureichen. Die angebotenen Prämien sind dort in das vorgedruckte Schema einzutragen.
Zur Angebotsabgabe gelten die genannten Angebotsbedingungen.
Das Angebot muss die in den Vergabeunterlagen geforderten Prämien an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig enthalten. Alle Prämien/Prämiensätze sind mit Nachkommastellen anzugeben. Die Prämien sind - soweit in den Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich abweichend abgefordert - als Nettopreise (ohne Versicherungssteuer) in Euro anzugeben. Auf dem Angebots- und Preisblatt ist der Name des/der Erklärenden einzutragen.
Die Unterlagen sind vollständig einzureichen. Inhaltliche Änderungen sind nicht
zulässig.
Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden,
legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt
vollständig bei.
Eine Vertretung des Bieters (Versicherer) im Vergabeverfahren ist nur zulässig, wenn er hierzu vom Versicherer uneingeschränkt bevollmächtigt ist. Die Vollmacht ist bei Abgabe des Angebots und auf Nachfrage auch im Original vorzulegen. Die Abgabe eines Angebots darf nur für einen Vollmachtgeber (Bieter) erfolgen. Mehrfachbeteiligungen und -vertretungen des Bevollmächtigten sowie Vollmachtgebers sind unzulässig.
Eine Stellvertretung des Bieters durch einen Versicherungsmakler als Bevollmächtigten ist zur Vermeidung von Interessenskonflikten ausgeschlossen. Angebote, welche durch einen Versicherungsmakler als Stellvertreter für einen Versicherer abgegeben werden, werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen.
Die im Rahmen des Vergabeverfahrens übermittelten Unterlagen und zugänglich gemachten Informationen, unabhängig von ihrer Form, können schützenswerte Daten beinhalten, insbesondere personenbezogene Daten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Auftraggeberin sowie Arbeitsergebnisse enthalten, die in der Vorbereitung sowie bei der Durchführung des Vergabeverfahrens entstanden sind und an denen sonstige Rechte der Auftraggeberin sowie Dritter bestehen. Die gesamten Vergabeunterlagen sowie sonstige im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Informationen sind daher - unabhängig von ihrer Kennzeichnung - vom Bieter vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Unternehmens des Bieters oder eine Veröffentlichung ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Auftraggeberin untersagt. Ebenfalls unzulässig ist die Vervielfältigung und Verwertung der Vergabeunterlagen und Informationen auf andere Weise, als für die Erstellung eines Angebotes. Die Bieter sind daher auch verpflichtet, die Unterlagen und Daten nur solchen Personen in ihrem Unternehmen zugänglich zu machen, deren Kenntnis für die Erstellung und die Verhandlungen zwingend erforderlich ist. Erhaltene Unterlagen sind auf Anforderung nach Auftragsvergabe zurückzugeben oder zu vernichten. Im letzteren Fall ist ein geeigneter Nachweis zu führen.
Die Verpflichtung zur Rückgabe oder Vernichtung der erhaltenen Unterlagen und der zugänglich gemachten Informationen
gilt nicht, soweit die IT-Systeme des Bieters elektronische Sicherungskopien (Backup-Dateien) erstellen, die im ordentlichen Geschäftsgang angelegt werden und deren Löschung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde. In diesem Fall überdauert die Geheimhaltungsverpflichtung die Dauer der Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsklausel bis zu der tatsächlichen Löschung oder Rückgabe der erhaltenen Unterlagen und/oder der zugänglich gemachten Informationen.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt insoweit nicht, als Informationen ohne Verstoß gegen diese Klausel allgemein zugänglich sind oder werden, dem Auftragnehmer vor Abschluss dieser Vereinbarung ohne Verpflichtung zur Geheimhaltung bekannt waren, dem Auftragnehmer von einem zur Weitergabe berechtigten Dritten bekannt gemacht werden oder von dem Auftragnehmer nach Gesetz oder aufgrund behördlicher Anordnung offenzulegen sind.
Mit dem Auftragnehmer verbundene Unternehmen i. S. d. § 15 AktG sowie Rückversicherer und externe Berater, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, gelten nicht als Dritte im Sinne dieser Klausel.
Soweit der Bieter im Rahmen seiner Tätigkeit personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und nutzt, ist er zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.
Die vorgenannten Pflichten gelten über den Abschuss des Vergabeverfahrens hinaus bis zu einer Dauer von fünf Jahren nach der Zuschlagserteilung fort.
Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (nachfolgend: "Bietergemeinschaft(en)" [BG], im Auftragsfalle
Arbeitsgemeinschaft(en) [AG]) ist zulässig. BG müssen sich bereits als solche bewerben. Die nachträgliche Bildung ist grundsätzlich nicht möglich. Die BG hat mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben,
- in der die Bildung einer AG im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die
Durchführung des Vertrages bezeichnet ist,
- in der bestätigt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter alle Mitglieder der BG/AG gegenüber dem Auftraggeber
rechtsverbindlich vertritt,
- in der erklärt wird, dass alle Mitglieder für die Erfüllung des Vertrages gesamtschuldnerisch haften,
- in der angegeben wird, welches Mitglied welche Leistungen ausführt.
Weiter ist in einer kurzen Begründung (Form: Eigenerklärung) anzugeben, aus welchem (kaufmännischen odertechnischen)
Grund eine BG eingegangen wird.
Es ist grundsätzlich nicht zulässig, dass ein Mitglied einer BG parallel ein eigenes Angebot abgibt bzw. parallel an einer
anderen BG teilnimmt.