Als Bieter an diesem Ausschreibungsverfahren sind ausschließlich Versicherungsunternehmen zugelassen, die über die Erlaubnis zum Geschäftsbetrieb als Versicherer in der Bundesrepublik Deutschland nach Maßgabe der §§ 8 ff., 61 ff., 67 ff. des Versicherungsaufsichtsgesetzes (VAG) oder vergleichbarer Vorschriften eines EU-Mitgliedstaates in der ausgeschriebenen Sparte verfügen. Angebote durch Versicherungsmakler sind unzulässig und werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen. Ebenso ist eine Stellvertretung für einen Versicherer durch einen Versicherungsmakler zur Vermeidung von Interessenskonflikten ausgeschlossen. Angebote, welche durch einen Versicherungsmakler als Stellvertreter für einen Versicherer abgegeben werden, werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen. Angebote durch Versicherungsmakler sind unzulässig und werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen. Ebenso ist eine Stellvertretung für einen Versicherer durch einen Versicherungsmakler zur Vermeidung von Interessenskonflikten ausgeschlossen. Angebote, welche durch einen Versicherungsmakler als Stellvertreter für einen Versicherer abgegeben werden, werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen
Eine Vertretung des Bieters (Versicherer) im Vergabeverfahren ist nur zulässig, wenn er hierzu vom Versicherer uneingeschränkt bevollmächtigt ist. Die Vollmacht ist bei Abgabe des Angebots und auf Nachfrage auch im Original vorzulegen. Die Abgabe eines Angebots darf nur für einen Vollmachtgeber (Bieter) erfolgen. Mehrfachbeteiligungen und -vertretungen des Bevollmächtigten sowie Vollmachtgebers sind unzulässig.
Eine Stellvertretung des Bieters durch einen Versicherungsmakler als Bevollmächtigten ist zur Vermeidung von Interessenskonflikten ausgeschlossen. Angebote, welche durch einen Versicherungsmakler als Stellvertreter für einen Versicherer abgegeben werden, werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen.
Die im Rahmen des Vergabeverfahrens übermittelten Unterlagen und zugänglich gemachten Informationen, unabhängig von ihrer Form, können schützenswerte Daten beinhalten, insbesondere personenbezogene Daten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Auftraggeberin sowie Arbeitsergebnisse enthalten, die in der Vorbereitung sowie bei der Durchführung des Vergabeverfahrens entstanden sind und an denen sonstige Rechte der Auftraggeberin sowie Dritter bestehen. Die gesamten Vergabeunterlagen sowie sonstige im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Informationen sind daher - unabhängig von ihrer Kennzeichnung - vom Bieter vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Unternehmens des Bieters oder eine Veröffentlichung ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Auftraggeberin untersagt. Ebenfalls unzulässig ist die Vervielfältigung und Verwertung der Vergabeunterlagen und Informationen auf andere Weise, als für die Erstellung eines Angebotes. Die Bieter sind daher auch verpflichtet, die Unterlagen und Daten nur solchen Personen in ihrem Unternehmen zugänglich zu machen, deren Kenntnis für die Erstellung und die Verhandlungen zwingend erforderlich ist. Erhaltene Unterlagen sind auf Anforderung nach Auftragsvergabe zurückzugeben oder zu vernichten. Im letzteren Fall ist ein geeigneter Nachweis zu führen.
Die Verpflichtung zur Rückgabe oder Vernichtung der erhaltenen Unterlagen und der zugänglich gemachten Informationen
gilt nicht, soweit die IT-Systeme des Bieters elektronische Sicherungskopien (Backup-Dateien) erstellen, die im ordentlichen Geschäftsgang angelegt werden und deren Löschung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde. In diesem Fall überdauert die Geheimhaltungsverpflichtung die Dauer der Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsklausel bis zu der tatsächlichen Löschung oder Rückgabe der erhaltenen Unterlagen und/oder der zugänglich gemachten Informationen.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt insoweit nicht, als Informationen ohne Verstoß gegen diese Klausel allgemein zugänglich sind oder werden, dem Auftragnehmer vor Abschluss dieser Vereinbarung ohne Verpflichtung zur Geheimhaltung bekannt waren, dem Auftragnehmer von einem zur Weitergabe berechtigten Dritten bekannt gemacht werden oder von dem Auftragnehmer nach Gesetz oder aufgrund behördlicher Anordnung offenzulegen sind.
Mit dem Auftragnehmer verbundene Unternehmen i. S. d. § 15 AktG sowie Rückversicherer und externe Berater, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, gelten nicht als Dritte im Sinne dieser Klausel.
Soweit der Bieter im Rahmen seiner Tätigkeit personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und nutzt, ist er zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.
Die vorgenannten Pflichten gelten über den Abschuss des Vergabeverfahrens hinaus bis zu einer Dauer von fünf Jahren nach der Zuschlagserteilung fort.